Co to jest protokół zgromadzenia wspólników?

Regulacje prawne dotyczące protokołów zgromadzeń wspólników zawarte są w Kodeksie spółek handlowych (Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych – dalej k. s. h), poczynając od artykułu 227.

Sporządzenie protokołu zgromadzenia wspólników spółki ma na celu stwierdzenie czynności prawnych lub faktycznych, a także zdarzeń wywołujących skutki prawne.

Protokół Zgromadzenia Wspólników jest dokumentem opisującym przebiegu obrad zgromadzenia wspólników, a jego sporządzenie jest obowiązkowe – zarówno w przypadku zwyczajnego, jak i nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników. O prawdziwości i zgodności przebiegu obrad z protokołem zaświadczają swoimi podpisami protokolant i prowadzący zgromadzenie. W przypadku, gdy protokół zgromadzenia wspólników sporządzany jest przez notariusza, który w takim przypadku przejmuje rolę protokolanta, a powstały w ten sposób dokument ma formę aktu notarialnego.

Sporządzony przez notariusza protokół ze zgromadzenia wspólników, powinien zawierać między innymi:

• listę obecności wspólników biorących udział w obradach wraz z podpisami uczestników,
• odnotowanie faktu opuszczenia przez osobą biorącą udział w zgromadzeniu miejsca obrad,
• przebieg dyskusji,
• zgłaszane przez uczestników wnioski dotyczące działalności spółki,
• odnotowanie faktu zgłoszenia sprzeciwu przez uczestnika,
• odnotowanie faktu żądania tajności obrad,
• treść podjętych chwał wraz z wynikami głosowania.

Kiedy protokół zgromadzenia spółki u notariusza?

Zgodnie z zapisami Art. 104 prawa o notariacie (Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie), notariusz ma prawo do protokołowania przebiegu zgromadzeń spółek.

Notariusz spisuje protokoły walnych zgromadzeń organizacji społecznych, stowarzyszeń, spółdzielni, spółek iinnych osób prawnych w przypadkach prawem przewidzianych.

Art. 104. § 1. Ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie

Każde zgromadzenie wspólników spółki może być zaprotokołowane przez notariusza, ale w niektórych przypadkach, protokół notarialny jest obowiązkowy. Taki obowiązek może wynikać z zapisów ustawy, ale również z umowy, statutu,
regulaminu.

W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, kodeks spółek handlowych wprowadza taki wymóg m.in. w przypadku:

• zawiązywania spółki,
• rozwiązania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
• zmiany umowy spółki,
• obniżenia wysokości kapitału zakładowego dokonane w trybie Art. 199 § 5 KSH,
• przeniesienia siedziby spółki za granicę.

Zmiana umowy spółki tylko u notariusza

Klienci zgłaszają się do notariusza z prośbą o protokołowanie zgromadzenia wspólników spółki najczęściej właśnie w przypadku zamiaru wprowadzenia zmian w umowie spółki. Uchwała dotycząca zmiany treści umowy spółki z o.o. musi być zawarta w protokole sporządzonym przez notariusza. Wymóg taki narzuca Art. 255 § 3 k. s. h.

Kodeks spółek handlowych określa również, że uchwały dotyczące m.in. zmiany umowy spółki zapadają większością ⅔ głosów, a jeżeli zmiana umowy dotyczy istotnej modyfikacji przedmiotu działalności spółki, konieczne jest uzyskanie większości ¾ głosów. Obostrzenia dotyczą również zmiany umowy spółki zwiększającej świadczenia wspólników lub uszczuplającej prawa udziałowe bądź prawa przyznane osobiście poszczególnym wspólnikom. W takim przypadku podjęcie uchwały wymaga zgody wszystkich wspólników, których zmiana miałaby dotyczyć.

Po podjęciu i zaprotokołowaniu uchwały o zmianie treści umowy spółki należy fakt dokonania zmian zarejestrować w Krajowym Rejestrze Sądowym. Odbywa się to poprzez złożenie formularza KRS-Z3 Wniosek o zmianę danych podmiotu w rejestrze przedsiębiorców – spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna. Do wniosku dołącza się protokół ze zgromadzenia wspólników, nowy tekst umowy spółki, potwierdzenia wniesienia opłaty sądowej (250 zł) i opłaty dotyczącej ogłoszenia zmiany w Monitorze Sądowym (100 zł). Zgłoszenie zmiany w KRS powinno odbyć się w terminie do 7 dniu od daty powzięcia uchwały o zmianie. Jeżeli w ciągu pół roku zmiana nie zostanie zgłoszona w KRS, powzięta uchwała będzie bezskuteczna.

Protokół zgromadzenia wspólników – koszt

Maksymalną wysokość taksy notarialnej, a więc wynagrodzenia notariusza, określa Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej. Warto podkreślić, że rozporządzenie określa maksymalne stawki.

W przypadku protokołowania przebiegu zgromadzenia wspólników, honorarium notariusza wynosi:

• sporządzenie protokołu zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – 750 zł
• sporządzenie protokołu zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną zawierającego podwyższenie kapitału zakładowego spółki – taksa zależna jest różnicy pomiędzy wysokością podwyższonego kapitału zakładowego, a wysokością dotychczasowego kapitału zakładowego,
• sporządzenie protokołu walnego zgromadzenia akcjonariuszy – 1100 zł
• sporządzenie protokołu zawierającego podwyższenie kapitału zakładowego spółki akcyjnej – ta jest zależna od różnicy pomiędzy wysokością podwyższonego kapitału zakładowego, a wysokością dotychczasowego kapitału zakładowego,
• sporządzenie protokołu zgromadzenia wspólników innej spółki, niż spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i spółka akcyjna albo protokołu posiedzenia zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej spółki prawa handlowego – 500 zł,

Do kosztu sporządzenia aktu notarialnego należy doliczyć opłatę za wypisy aktu notarialnego zależną od ich liczby i objętości oraz 23% podatku VAT.