Dokumenty

Kompletny wykaz dokumentów do najczęstszych czynności notarialnych

Wizyta u notariusza często wiąże się z ważnymi wydarzeniami życiowymi – zakupem mieszkania, sprzedażą domu, otrzymaniem darowizny, sporządzeniem testamentu, założeniem spółki czy udzieleniem pełnomocnictwa. Odpowiednie przygotowanie dokumentów pozwala sprawnie przeprowadzić czynność notarialną, ogranicza liczbę wizyt w kancelarii oraz skraca czas oczekiwania na podpisanie aktu notarialnego.

Każda sprawa jest inna, dlatego wymagany zestaw dokumentów może się różnić w zależności od rodzaju czynności oraz stanu prawnego nieruchomości lub sytuacji uczestników. Poniżej przedstawiamy najczęściej wymagane dokumenty do poszczególnych czynności notarialnych.

Dane, które należy przygotować przed każdą wizytą

Bez względu na rodzaj czynności notarialnej każda osoba uczestnicząca w akcie powinna posiadać ważny dokument tożsamości oraz przygotować podstawowe dane.

Najczęściej potrzebne są:

• imię i nazwisko,
• numer PESEL / data urodzenia, jeśli strona nie posiada PESEL,
• imiona rodziców,
• obywatelstwo,
• adres zamieszkania,
• seria i numer ważnego dowodu osobistego lub paszportu,
• stan cywilny.

Jeżeli strona pozostaje w związku małżeńskim, należy poinformować notariusza:

• czy obowiązuje ustawowa wspólność majątkowa,
• czy została zawarta umowa majątkowa małżeńska (intercyza).

Informacje te mają istotne znaczenie dla prawidłowego przygotowania aktu notarialnego.

Sprzedaż lub zakup lokalu mieszkalnego z księgą wieczystą

Najczęściej potrzebne są:

• numer księgi wieczystej,
• dokument stanowiący podstawę nabycia lokalu (akt notarialny, akt poświadczenia dziedziczenia, prawomocne postanowienie sądu lub inny dokument),
• zaświadczenie wspólnoty mieszkaniowej lub spółdzielni mieszkaniowej o braku zaległości w opłatach,
• zaświadczenie o osobach zameldowanych lub o ich braku,
• świadectwo charakterystyki energetycznej,
• dokument potwierdzający wysokość zadłużenia wraz z promesą banku na wykreślenie hipoteki – jeżeli lokal jest obciążony kredytem hipotecznym.

W zależności od okoliczności notariusz może poprosić również o inne dokumenty.

Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu z księgą wieczystą

Do sporządzenia aktu notarialnego najczęściej potrzebne są:

• numer księgi wieczystej,
• dokument stanowiący podstawę nabycia prawa,
• zaświadczenie wydane przez spółdzielnię mieszkaniową potwierdzające przysługiwanie prawa do lokalu oraz zawierające informacje niezbędne do dokonania czynności,
• zaświadczenie o braku zaległości w opłatach,
• zaświadczenie o osobach zameldowanych lub o ich braku,
• świadectwo charakterystyki energetycznej,
• promesa banku wraz z informacją o wysokości zadłużenia – jeżeli ustanowiona jest hipoteka.

Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu bez księgi wieczystej

Najczęściej wymagane będą:

• dokument stanowiący podstawę nabycia prawa,
• zaświadczenie wydane przez spółdzielnię mieszkaniową potwierdzające przysługiwanie prawa do lokalu oraz wskazujące dane wymagane do sporządzenia aktu notarialnego,
• zaświadczenie o braku zaległości w opłatach,
• zaświadczenie o osobach zameldowanych lub o ich braku,
• świadectwo charakterystyki energetycznej.

Sprzedaż lub zakup domu jednorodzinnego

Poza dokumentami dotyczącymi budynku niezbędne będą również dokumenty dotyczące gruntu.

Najczęściej wymagane są:

• numer księgi wieczystej,
• dokument stanowiący podstawę nabycia,
• wypis z rejestru gruntów,
• wyrys z mapy ewidencyjnej,
• wypis z kartoteki budynków,
• świadectwo charakterystyki energetycznej,
• zaświadczenie o osobach zameldowanych lub o ich braku,
• dokumenty dotyczące hipoteki – jeżeli nieruchomość jest kredytowana.

Sprzedaż lub zakup działki

Zakres dokumentów zależy od rodzaju działki oraz jej przeznaczenia.

Najczęściej potrzebne są:

• numer księgi wieczystej,
• dokument stanowiący podstawę nabycia,
• wypis z rejestru gruntów,
• wyrys z mapy ewidencyjnej,
• wypis z kartoteki budynków – jeżeli działka jest zabudowana,
• zaświadczenie dotyczące miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego albo informacja o jego braku,
• zaświadczenie dotyczące Specjalnej Strefy Rewitalizacji,
• zaświadczenie dotyczące ustawy o lasach (uproszczony plan urządzenia lasu lub decyzja wydana na podstawie ustawy o lasach).

W niektórych przypadkach konieczne mogą być również inne dokumenty wynikające ze specyfiki nieruchomości.

Darowizna nieruchomości lub prawa do lokalu

Oprócz dokumentów dotyczących nieruchomości konieczne może być przedstawienie dokumentów potwierdzających stopień pokrewieństwa pomiędzy darczyńcą a obdarowanym.

Najczęściej są to:

• odpis skrócony aktu urodzenia,
• odpis skrócony aktu małżeństwa,
• inne akty stanu cywilnego niezbędne do wykazania pokrewieństwa lub powinowactwa.

Dokumenty te mają znaczenie między innymi dla prawidłowego ustalenia obowiązków podatkowych oraz możliwości zastosowania zwolnień przewidzianych przez ustawę o podatku od spadków i darowizn.

Ustanowienie hipoteki

Do ustanowienia hipoteki zazwyczaj potrzebne są:

• numer księgi wieczystej,
• dokument stanowiący podstawę własności,
• umowa kredytowa lub oświadczenie banku,
• dane wierzyciela hipotecznego,
• wysokość zabezpieczanej wierzytelności.

Ustanowienie służebności

W zależności od rodzaju służebności mogą być potrzebne:

• numer księgi wieczystej,
• dokument własności,
• mapa przedstawiająca przebieg służebności (jeżeli jest wymagana),
• dane osób, na rzecz których ustanawiana jest służebność.

Testament

Do sporządzenia testamentu zazwyczaj wystarczy:

• ważny dokument tożsamości,
• podstawowe dane testatora
• dane spadkobiercy testamentowego.

Jeżeli testament zawiera zapis windykacyjny lub bardziej złożone rozrządzenia, warto przygotować również informacje dotyczące majątku oraz osób, które mają zostać powołane do spadku.

Akt poświadczenia dziedziczenia

Najczęściej wymagane są:

• akt zgonu spadkodawcy,
• testament – jeżeli został sporządzony,
• akty stanu cywilnego spadkobierców,
• zaświadczenie o numerze PESEL osoby zmarłej,
• dane wszystkich spadkobierców,
• informacje o majątku pozostawionym przez spadkodawcę.

Przed umówieniem terminu warto skontaktować się z kancelarią, ponieważ możliwość sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia zależy od okoliczności konkretnej sprawy.

Pełnomocnictwa

Do sporządzenia pełnomocnictwa należy przygotować:

• dane mocodawcy,
• dane pełnomocnika,
• dokładny zakres umocowania,
• informacje dotyczące czynności, do których pełnomocnik ma zostać upoważniony.

Założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Najczęściej potrzebne będą:

• dane wspólników,
• wysokość kapitału zakładowego,
• liczba i wartość udziałów obejmowanych przez poszczególnych wspólników,
• dane członków zarządu,
• sposób reprezentacji spółki,
• adres siedziby,
• planowany przedmiot działalności (PKD).

Spółka akcyjna

W przypadku spółki akcyjnej należy dodatkowo określić:

• wysokość kapitału zakładowego,
• liczbę emitowanych akcji,
• rodzaj akcji,
• czy akcje będą uprzywilejowane, a jeżeli tak – zakres uprzywilejowania,
• skład organów spółki,
• sposób reprezentacji.

Umowa majątkowa małżeńska (intercyza)

Do sporządzenia umowy majątkowej małżeńskiej potrzebne są przede wszystkim:

• ważne dokumenty tożsamości małżonków lub przyszłych małżonków,
• odpis skrócony aktu małżeństwa / data planowanego zawarcia małżeństwa
• podstawowe dane osobowe,
• informacje o planowanym ustroju majątkowym.

Poświadczenia notarialne

Przy czynnościach takich jak:

• poświadczenie własnoręczności podpisu,
• poświadczenie zgodności odpisu z okazanym dokumentem,
• poświadczenie daty okazania dokumentu,
• pozostawanie przy życiu,

najczęściej wystarczy ważny dokument tożsamości oraz dokument podlegający poświadczeniu.